Produktivität

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Unterbrechungen sind die wahren Produktivitätskiller

Meine produktivsten Arbeitszeiten sind abends, wenn ich alleine im Büro sitze. Ich habe lange gedacht, dass es an meinem Bio-Rythmus liegt. Sicherlich kann das einen Einfluss haben, allerdings bin ich auch an Wochenenden sehr produktiv.

Erst als ich mich mit dem “state of flow” beschäftigt habe, ist mir klar geworden was mich produktiv bzw. unproduktiv macht. Obwohl der “state of flow” eigentlich nicht für das tägliche Tun gedacht war, kann man während der Arbeit durchaus etwas vergleichbares erleben.

Wer so etwas schon mal erlebt hat, der weiß, dass es einige Zeit braucht bis man in diesen “Fluss” eintritt. Ein normaler Arbeitstag ist in der Regel gefüllt mit Unterbrechungen: Meetings, Fragen von Kollegen, ein klingelndes Telefon. Da ist es schwierig in den “Fluss” zu kommen.

Es braucht aber auch eine kurze Zeit um wieder rauszukommen. Wird man also im “Fluss” mit einer Frage unterbrochen so – so geht’s mir zumindest – muss der Frager die Frage häufig nochmal wiederholen. Man verliert also beim Ausstieg und beim darauffolgenden “Wiedereinstieg” wertvolle Zeit.

Wenn dann noch ein kleiner Small-Talk dazu kommt – weil es ja gerade so schön ist – dann gehen schon mal schnell 30 Minuten drauf. Und die verbleibenden 15 Minuten bis zum Meeting kann man auch nicht mehr produktiv nutzen… dann checke ich jetzt nochmal eben Mails und Facebook.

Es gibt einen zentralen Hebel um Unternehmen produktiver zu machen: Unterbrechungen am Arbeitsplatz reduzieren. Zu konkreten Ideen schreibe ich in einem gesonderten Beitrag was.

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Ganz oder gar nicht, oder nicht?

Fortschritt ist großartig. Ich behaupte sogar, dass Fortschritt zu einem großen Teil zum gesellschaftlichen Glück bzw. zumindest Wohlstand beiträgt.

Dabei glaube ich, dass der große Fortschritt durch Taten und nicht durch Reden passiert. Ein Hemmnis für Fortschritt ist häufig die “ganz oder gar nicht” Mentalität.

Eine typische “ganz oder gar nicht” Aussage ist: “Die Idee ist super. Wir müssten aber erst eine umfangreiche Marktanalyse machen. Dafür fehlen uns Geld und Zeit. Deswegen machen wir es jetzt gar nicht.”

Besser als die “ganz oder gar nicht” Mentalität ist in den meisten Fällen die “etwas ist besser als nichts” Sicht. Damit meine ich “etwas” im Sinne des Umfanges, nicht der Qualität.

Anstatt einer Marktanalyse reicht es häufig schon mit 3-5 Leuten zu sprechen, um ein Gefühl für die Anforderungen zu bekommen. Toller Nebeneffekt ist, dass die Planungs-/Analysephase verkürzt wird und es direkt an die Umsetzung geht. Fortschritt eben.

“Ganz oder gar nicht” Projekte scheitern meist aufgrund von Perfektionismus, Angst vor dem Versagen oder fehlenden Ressourcen. Insbesondere in Ressourcenengpässen liegt aber eine große Chance.

Engpässe fördern immer kreative Lösungen. Die sind nicht nur effizienter in der Umsetzung, sondern häufig auch effektiver. Und somit fortschrittlich.

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Irgendwas geht immer

Morgen geht es für zwei Wochen mit dem Fahrrad in die Schweiz. Ich freu mich sehr. Meine Todo-Liste ist noch ziemlich voll und Zeit ist knapp. Ein Punkt auf meiner Todo-Liste ist das Schreiben meines ersten deutschen Blog-Eintrags. Ein klassisches Priorisierungsproblem.

Vor einiger Zeit habe ich meine Priorisierungsmethodik verändert. Ich setze mir für die Abarbeitung von Todos feste Deadlines, eine sogenannte Time-Box. Diese Deadlines will ich nicht reißen. Was ich in der vorgegebenen Zeit fertig habe, dass ist dann fertig. Schöner und mehr geht immer. Aber steigert das wirklich den Wert/Nutzen? Genauso wie dieser Blogeintrag, ich habe mir genau 10 Minuten gesetzt. Nach 9 Minuten lese ich ihn einmal durch und werde ihn dann veröffentlichen. 10 Minuten muss genug sein um einen Gedanken zu formulieren.

Diese Priorisierungsregel funktioniert auch im Projektmanagement sehr gut. Anstatt der klassischen Denke “mit genug Zeit und Geld ist alles möglich” ist hier die Denke “mit limitiertem Geld und Zeit ist etwas möglich”. Das ist ein kleiner Unterschied mit großer Wirkung. Am Ende bekommt man vom Wesentlichen mehr geschafft.

Irgendwas geht immer und wenn man beim Wichtigen anfängt ist “irgendwas” meist schon ganz viel.

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