Effektivität

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12 Regeln für effektive Meetings

Ich habe bereits geschrieben, dass ich Meetings und Unterbrechungen generell für einen großen Produktivitätskiller und in den meisten Fällen auch für Verschwendung halte. Es gibt aber auch gute Gründe für Meetings.

Wenn ein Meeting stattfindet, dann sollten zumindest ein paar Grundverhaltensweisen eingehalten werden. Hier mal eine Auflistung:

  • Zuhören ist gut. Grundlos reden ist nicht gut.
  • Alle wach? Meetings in Meetingräumen ohne Stühle abhalten. Stehen hält wach.
  • Stille heißt Zustimmung. Etwas beitragen nur um etwas beizutragen ist überflüssig.
  • Schnell auf den Punkt kommen. Ausführungen bei Nachfragen.
  • Neue Ideen einbringen ist gut. Andere Ideen sofort “töten” ist nicht gut.
  • Diskussion auf Sachebene führen. Nicht persönlich werden (also kein “Du bist ein Idiot”).
  • Fokus auf dem Thema halten, aber nicht “tot reden”. Neue Themen/Diskussionen für später “parken”.
  • Time-box. Zeiten einhalten und nach Möglichkeit eine Entscheidung “erzwingen”.
  • Inhaltliche Themen vorbereiten (lassen) und in Meetings Entscheidungen treffen.
  • Offen, ehrlich und direkt sein. Kein Bullshit und kein zurückhalten von (wichtigen) Informationen.
  • Ziele erreicht? Was wurde entschieden? Gibt es nächste Schritte?
  • Entscheidungen/Vereinbarungen im Meeting aufschreiben und direkt danach für alle zugänglich machen.

Und das Schwierigste zum Schluss: Versuchen kontinuierlich diese Verhaltensweisen zu leben und selber zu überprüfen, ob man sich dran hält. Der innere Schweinehund kommt häufig unbemerkt und schleichend.

Es kontinuierlich zu machen ist viel schwieriger als drüber nachzudenken oder zu reden. Auch für mich.

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Qualitätsbewusstsein ist effektiver als Qualitätskontrolle

Endlich: Präsentation geschafft, Newsletter fertig, Business Case kalkuliert… Jetzt zum Chef und die Arbeit absegnen lassen. Hoffentlich hat er nicht mehr zu viele Änderungswünsche.

Qualität ist wichtig. Es ist aber viel effektiver das Qualitätsbewusstsein bei den Mitarbeitern zu schärfen, als immer als letzte Qualitätssicherungsinstanz die Qualität auf das angemessene Niveau zu heben. Qualitätsbewusstsein statt Qualitätskontrolle.

Die Anforderung an meine Mitarbeiter ist, dass sie eigenverantwortlich arbeiten. Sobald ich aber anfange zu kontrollieren und zu korrigieren, nehme ich sie aus der Verantwortung. Häufig sehe ich dann, dass die Qualität der Arbeit abnimmt, ganz nach dem Motto: “Fehler werden sowieso durch die Qualitätskontrolle korrigiert”.

Wenn den Mitarbeitern aber klar wird, dass Qualitätskontrolle die Ausnahme und nicht die Regel ist, gehen sie mit einem größeren Qualitätsbewusstsein an die Aufgabe heran. Die von Ihnen als “fertig” angesehene Arbeit ist dann eben auch die finale Version. Scary! Der Newsletter wird ohne Qualitätskontrolle durch die Führungskraft an tausende Empfänger verschickt (natürlich findet eine Rechtschreibkontrolle usw. statt).

Nicht jeder Mitarbeiter kann und will Verantwortung übernehmen. Individuelle Fähigkeiten, Art der Aufgabe, Auswirkung auf den Geschäftserfolg etc. sind große Einflussfaktoren bei der Entscheidung ob eine Qualitätskontrolle wichtig ist. Wer als Führungskraft aber bei allem immer inhaltlich kontrollieren muss, sollte sich überlegen ob er die richtigen Mitarbeiter eingestellt hat oder ob er den Mitarbeitern genug Freiraum lässt.

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